Trocar de contador é uma decisão que muitos empresários adiam por medo de complicações ou de perder documentos. Na prática, o processo é simples — e a lei protege você em cada etapa.
Quando é hora de trocar?
- Sua empresa já pagou multas por atraso em obrigações que o contador deveria controlar
- Você não recebe orientações proativas sobre planejamento tributário
- A comunicação é difícil — demora para receber retorno
- Você não entende os relatórios que recebe (ou não recebe nenhum)
- O preço que paga não condiz com o serviço prestado
- Sua empresa cresceu e o escritório atual não acompanhou o crescimento
Seus direitos na troca de contador
A legislação contábil é clara: ao encerrar o contrato, o contador é obrigado a devolver toda a documentação do cliente — livros, contratos, declarações, arquivos digitais — em prazo razoável após o pedido.
Ele também é obrigado a manter sigilo sobre as informações do cliente mesmo após o encerramento do contrato, e a prestar contas de qualquer valor que tenha recebido em nome da empresa.
O passo a passo da transição
- 1. Escolha o novo contador — faça uma consulta, entenda os serviços e os honorários antes de comunicar a saída ao contador atual.
- 2. Formalize a rescisão — envie uma comunicação por escrito (e-mail é suficiente) informando o encerramento do contrato e solicitando a devolução dos documentos.
- 3. Solicite a documentação — peça: declarações dos últimos 5 anos, arquivos SPED, folhas de pagamento anteriores, livros contábeis e qualquer documento em nome da sua empresa.
- 4. Verifique pendências — o novo contador vai levantar se há obrigações atrasadas ou em aberto. Elas podem ser regularizadas com parcelamento ou pagamento.
- 5. Inicie com o novo — o novo escritório assume as obrigações a partir do mês seguinte ao da transição.
A transição pode ser feita em qualquer época do ano?
Sim. Não há exigência legal de que a troca ocorra no início do ano ou do trimestre. A única ressalva é sobre regime tributário: se você deseja mudar de regime (ex: do Simples para o Lucro Presumido), isso deve ser feito em janeiro. Mas a troca de contador em si pode acontecer a qualquer momento.
E se o contador atual dificultar a transição?
Legalmente, o contador não pode reter documentos do cliente. Se isso ocorrer, o empresário pode registrar ocorrência junto ao CRC-PR (Conselho Regional de Contabilidade do Paraná), que pode aplicar sanções ao profissional. Na prática, a grande maioria das transições ocorre sem conflito.